Af Anders Plovgaard, Projekteringschef, Vejdirektoratet

Denne artikel er en beskrivelse af den metode, som vi i Vejdirektoratets Anlægsområde har valgt at implementere og bruge som fast middel i kommunikationen af budgetter på vore anlægsprojekter. 

Håndtering af store (offentlige) bygge- og anlægsprojekters økonomi er jævnligt genstand for bred offentlig og politisk interesse. 

For Vejdirektoratet som stor offentlig bygherre er denne interesse medvirkende til at vi løbende har fokus på de værktøjer, der kan sikre den bredest mulige forståelse af de forudsætninger, der ligger til grund for vore anlægsprojekter; specielt  at priser og overslag ikke kan beregnes eksakt, men at der derimod knytter sig en usikkerhed til stort set alle overslag. 

Som udgangspunkt varetages det overordnede ansvar for det enkelte anlægsprojekt af projektlederen. I den forbindelse har projektlederen behov for løbende at have det fulde overblik over bl. a. projektets  økonomiske stade. 

Den økonomiske udvikling i projektets livsfaser

En meget væsentlig del af Vejdirektoratets anlægsopgaver er vedtaget ved selvstændig anlægslov i Folketinget. Forud for en anlægsloves fremsættelse og vedtagelse ligger typisk en længere forberedelsesperiode, hvori Vejdirektoratet forestår forberedelse af projekteringsloven. Herefter gennemføres den såkaldte VVM-undersøgelse der almindeligvis fører til fremsættelse anlægsloven. Anlægsloven definerer projektets overordnede omfang og herunder almindeligvis også projektets åbningsår. 

Det er ikke usædvanligt, at der går 10 år fra vedtagelsen af en projekteringslov til et anlæg kan tages i brug.  

Uagtet at projekternes økonomi fremgår af anlægsloven bliver anlægsbevillingen sikret gennem den årligt vedtagne finanslov.  

Via finansloven fremskrives projekternes økonomi med en forholdsvis statisk procentsats år efter år som skal dække prisudviklingen i alle typer offentlige bygge- og anlægsarbejder. Dette tal kan være meget forskelligt fra den virkelige udvikling og tager ikke hensyn til de for projektet eksterne faktorer, der kan have stor indflydelse på et projekts økonomi (som f. eks. olieprisernes indflydelse på asfaltpriserne, eller vedtagelse af nye restriktive miljølove). 

Projekternes tidsforbrug/tidsplan har normalt været stærkt afhængig af bevillingerne på de årlige finanslove.

Projekterne finansieres via projektbevillinger. Dette indebærer, at der inden for eet projekt i moderat omfang kan flyttes bevillinger fra eet år til et efterfølgende, mens der ikke kan flyttes bevillinger mellem forskellige projekter. 

Projektlederne i Anlægsområdet rapporterer tre gange om året om projekternes stade, fremdrift mv. Gennem denne statusrapportering er det muligt at følge op på usikkerhedsvurderingerne samt på de initiativer, der i forbindelse hermed er/bliver igangsat i alle projekter. 

I Vejdirektoratet indførte vi i 1999 en metode til usikkerhedsberegning og har siden gennemført regelmæssige beregninger af vore anlægsprojekters usikkerheder. 

Der gennemføres usikkerhedsvurdering på alle anlægsoverslag, der udarbejdes i Anlægsområdet; minimum én gang om året. I forbindelse med rapportering til trafik- og finansudvalget og til brug for udarbejdelse af Anlægsområdets bidrag til finanslovsforslag gentages/ opdateres usikkerhedsvurderingerne af projekterne. 

Det er væsentligt at påpege, at en usikkerhedsvurdering i Vejdirektoratet ikke erstatter det traditionelle overslag. De 2 beregninger er supplement til hinanden og giver sammen totalbilledet af et projektets økonomi. Men det er specielt muligheden for at kommunikere projektoverslagenes usikkerhed, der er den store gevinst.

Anlægsområdet gennemfører usikkerhedsvurdering af anlægsoverslag, for at få tal for hvor stor usikkerheden er på et beregnet overslag og for efterfølgende at styre og derigennem reducere eller om muligt eliminerer risici. I Anlægsområdet anvendes "Successivprincippet" i analyse af usikkerhed for anlægsoverslag. 

Usikkerhededsanalysen gennemføres i forbindelse med:

• det politisk forberedende arbejde, forud for vedtagelsen af en anlægslov
• udarbejdelse eller revision af en projektplan
• rapportering til Trafik- og Finansudvalget og til brug for udarbejdelse af 
  bidrag til finanslovforslag

Gennemførelsen af en usikkerhedsanalyse kræver en struktureret arbejdsproces, hvis hovedmål er at nå frem til en mest sandsynlig værdi for anlægsoverslag, samt en værdi for overslagets usikkerhed med angivelse af de største bidrag til denne. Arbejdsprocessen frembringer endvidere et veldokumenteret grundlag for beregningens forudsætninger, dens indhold og dens resultater.

Resultatet af usikkerhedsvurderingen er:

• Hovedberegning og de underliggende detailberegninger
• Beregningens forudsætninger
• Fordelingsfunktion for hovedberegning (risikobilledet)
• Top Ti-liste over usikkerhedsfaktorer (risikoprofil)

Successivprincippet anvender et sæt regneregler som forudsætter statistisk uafhængighed. For at tilgodese dette grundlæggende metodekrav opdeler successivprincippet en beregning i to uafhængige hoveddele:  

• Basisestimat, som beregnes på grundlag af anlægsoverslaget
• Generelle forhold, korrektioner for mulige udsving i forudsætningerne for anlægsoverslaget.

Basisestimatets gyldighed afhænger af, hvorvidt dets forudsætninger vil være gældende i fremtiden (under projektets gennemførelse). Som oftest vil dette ikke være tilfældet, og ændrede forudsætninger vil kunne påvirke estimatet kraftigt. 

De største usikkerheder i et estimat er erfaringsmæssigt netop knyttet til ændrede forudsætninger. Karakteristisk for de generelle forhold er, at ændringer i disse vil påvirke hovedparten af estimatets poster. De generelle forhold skaber med andre ord afhængighed mellem basisestimatets enkelte poster. 

I processen gennemføres en bevidst adskillelse af de trin, der skal gennemgås. Grunden er, at den kvalitative analyse (generelle forhold) hovedsageligt appellerer til den kreative del af hjernen, hvorimod den kvantitative analyse (tal og mængder i anlægsoverslaget) appellerer til den logiske del. Erfaringsmæssigt sikrer en adskillelse af de enkelte trin, den bedste kvalitet i estimatet.

Det er praktisk at strukturere data i usikkerhedsvurderingen på samme måde som data er struktureret i anlægsoverslaget. Dvs. i de indledende faser af projektet er data meget overordnede, mens data senere i projektet bliver stadig mere detaljerede. 

Processen er i sig selv iterativ, hvorfor de enkelte trin ofte berøres flere gange i løbet af en kalkulation. De 6 trin er:

• Projektbeskrivelse
• Faste forudsætninger
• Generelle forhold
• Tripelestimat på poster
• Fordelingskurve
• Top 10 liste 

Den praktiske beregning af usikkerheden foretages med hjælp af et Windows/PC baseret program, der støtter processen og sikrer ensartet dokumentation. Efterfølgende er ovennævnte trin overordnet gennemgået. 

1) Projektbeskrivelse

Inden risikovurderingerne påbegyndes, opstilles som en del af grundlaget en kort projektbeskrivelse. Beskrivelsen indeholder en overordnet gennemgang af projektets omfang, dets begrænsninger, dets økonomi og dets tidsplan. 

Principielt udfører Anlægsområdet risikovurderinger på alle delposter i det anlægsprogram (detaljerede programmer over anlægsaktiviteter og anlægsbudget), der revideres. Beregningernes samles normalt i ca. 20 poster, svarende nogenlunde til antallet entrepriser i et større anlægsprojekt. 

Anlægsområdets usikkerhedsberegningerne foregår ud fra en projektdefinition, som  svarer nøje overens med de definitioner, der ligger til grund for de tal fra anlægsprogrammerne, der skal sammenlignes med. 

Indhold i projektdefinition:

• Projektets omfang og karakter
• Projektgrundlaget med beskrivelse af de forskellige scenarier der estimeres
• Projektets unikke områder
• Forhold indeholdt i projektet
• Forhold udeladt af projektet
• Deltagere i analysen 

Ved projektets "unikke forhold" tænkes på væsentlige forhold, som  er specielle for det foreliggende projekt set i relation til Anlægsområdets "normale"  projekter. Dette kan dreje sig om størrelsen, anvendelse af ny teknologi, organisatoriske forhold, omfang af integration til eksisterende systemer, hensyn til løbende drift o.s.v. 

2) Faste forudsætninger

Som den anden del af grundlaget for usikkerhedsvurderingen opstilles de faste forudsætninger for projektet og dermed for usikkerhedsberegningerne. 

Med faste forudsætninger forstås specielle hændelser, der er afgørende for projektet, eller hændelser som det ikke giver mening at tage hensyn til i forbindelse med usikkerhedsvurderingen. Eksempler på faste forudsætninger kan være: 

• Gældende politiske beslutninger om projektet, fastholdes
• Force majeure, udelades
• Moms, udelades
• Priser er aktuelt prisniveau 

De faste forudsætninger skal ikke påvirke usikkerhedsvurderingerne.  

3) Generelle forhold

Usikkerhederne som i dette trin alene beskrives i form af stikord, bør så vidt muligt beskrives ved de bagvedliggende årsager, og i mindre grad ved symptomerne.

Stikordene opdeles i forhold til om de er af: 

• Generel karakter (konjunkturer, vejrforhold, projektledelse, specifikationens kvalitet osv.) eller
• Specifikke tekniske forhold (m²  bro, m³  jord, enhedspriser osv.) 

Det er væsentligt at være opmærksom på, at de enkelte generelle forhold skal være uafhængige af hinanden. Eksempler på generelle forhold som ikke er uafhængige af hinanden er: 

• Vejrlig og omkostninger til vinterforanstaltninger
• Jordbalance og udsætningsprocenter 

Det er en væsentlig forudsætning for successivprincippets anvendelse, at posterne er uafhængige, d.v.s. de ikke indbyrdes påvirker hinanden. Opstilling af generelle forhold skal sikre, at posterne bliver tilnærmelsesvis uafhængige. Identifikation af projektets/anlægsprogrammets generelle forhold til enhver tid er derfor en væsentlig aktivitet i arbejdsproceduren.

For hvert generelt forhold opstilles beregningsforudsætningerne, der anvendes ved tripelestimatet (af de generelle forhold). Et eksempel på et generelt forhold med tilhørende beregningsforudsætninger kunne være: 

Generelt forhold:                   Vejforhold

Forudsætninger:                    Normalt dansk vejr m.h.t. til regn.

                                           Tillæg på 3% til vinterforanstaltninger 

I Anlægsområdet anvendes generelle forhold på to niveauer: 

• Generelle forhold for et projekt
• Generelle forhold for Anlægsområdet (f.eks. usikkerheder på fordelingsudgifter) 

De generelle forhold for Anlægsområdet skal opstilles først. Herefter kan der opstilles generelle forhold for det enkelte projekt, hvis sådanne findes. Det er her væsentligt, at der ikke opstilles forhold, som allerede er opstillet som fælles generelle forhold.

Identifikation af usikkerhederne under generelle forhold, er en afgørende faktor for kvaliteten af kalkulationen. Overses usikkerheder i dette trin, er der en risiko for, at usikkerhederne ikke senere vil blive synlige i kalkulationen. 

Hver af de usikkerheder, som anses for relevante for det aktuelle projekt beskrives ved en forudsætning. Den valgte forudsætning skal så vidt muligt svare til det anlægsprogram som anvendes. Den successive kalkulation bidrager hermed til en dokumentation af forudsætningerne bag overslaget. 

4) Tripelestimater på poster

For hver af de generelle usikkerheder beskrives mulige kommende afvigelser fra forudsætningen. Denne beskrivelse kan udvides med en beskrivelse af "mest optimistisk", "mest pessimistisk" og "mest sandsynlig" scenarier.

Beskrivelsen af de kommende afvigelser gennemføres i sammenhæng med talvurderingen af de generelle usikkerheder.

Successivprincippet er baseret på, at der for hver post i anlægsprogrammet og for hvert generelt forhold foretages et tripelestimat (3 skøn) af postens/de generelle forholds værdi.

Det er væsentligt for rigtigheden af usikkerhedsvurderingen at de 3 værdier for en post skønnes på den rigtige måde:

• Sandsynlig værdi skal altid skønnes som den mest sandsynlige værdi for posten, uden tillæg for uforudsete omkostninger. (I basisestimatet tages værdien fra anlægsprogrammet)
• Minimum værdien skal altid skønnes som den lavest mulige værdi, som posten kan tænkes at antage. (1% fraktilen)
• Maksimum værdien skal altid skønnes til den højeste værdi, som posten kan tænkes at antage(99% fraktilen) 

Det er væsentligt, at de generelle forhold ikke tages i betragtning overhovedet ved værdiansættelserne af minimum og maksimum i basisestimatet. 

5) Fordelingskurven

Figur 1. Eksempel på fordelingskurve. Af kurven aflæses sammenhængen mellem projektbevilling og sikkerheden for at overholde bevillingen.

Når der er foretaget tripelestimat på alle poster og på de generelle forhold, gennemføres en beregning af overslaget efter successivprincippet. Beregningen resulterer i en fordelingsfunktion for anlægsprogrammets usikkerhed. 

Denne funktion kan udtrykkes i en fordelingskurve, som angiver sandsynligheden knyttet til forskellige budgetter. Kurven er baseret på antagelsen om, at resultatet er normal fordelt.  En forudsætning for at denne antagelse holder er, at der minimum indgår ca. 20 poster i analysen!  

6) Top 10 liste

Et andet men mindst lige så vigtigt resultat er det beregnede risikoprofil, der angiver et prioritetstal for de 10 poster, som har den største usikkerhed.

Figur 2. Eksempel på graf af projektets 10 største risici.

For yderligere at øge informationsværdien i dette diagram, markeres på stavene, hvorvidt den enkelte usikkerhed kan kontrolleres eller ej.

En successiv kalkulation frembringer værdifuld information om projektets usikkerhed. Denne viden anvender projektlederen ved tilrettelæggelse af projektets forløb. Ofte kan usikkerhed omgås eller udnyttes på en omkostningsbesparende måde, når forholdene ses i tide. 

Usikkerhedsgruppen

Til at foretage vurderingen af et projekt usikkerhed nedsættes en lille "usikkerhedsgruppe" hvis eneste mål er at brainstorme og kvalificere beregningen. 

Usikkerhedsgruppen er specielt sammensat til at bistå ved gennemførsel af beregningen og indeholder bl. a. optimisten, pessimisten, generalisten og specialisten, der normalt  alle er udvalgt i projektorganisationen. Gruppen ledes normalt af projektlederen. 

En "brainstorm" proces gennemført i en multidisciplinær gruppe har vist sig at være een af de mest effektive metoder til identifikation af usikkerheder. Det aftales normalt at indlede processen med en kort individuel tænkepause, hvor hver enkelt deltager noterer sit eget syn på usikkerhederne.

For hver af de generelle parametre beskrives herefter "Mest sandsynlig værdi", "Mest optimistisk værdi" og "Mest pessimistisk værdi" verbalt. Ikke alle parametre er nødvendigvis aktuelle. Listen, der er typisk for Vejdirektoratets anlægsprojekter, tilpasses det enkelte projekt. 

Generelle parametre	Mest sandsynlig	Mest optimistisk	Mest pessimistisk
Markedsforhold	Forudsætning:	Forudsætning:	Forudsætning:
Rammevilkår	-	-	-
Projekthåndtering	-	-	-
Kvalitet af indsamlede data	-	-	-
Nye regler og standarder	-	-	-
Specielle tekniske arrangementer	-	-	-
Miljøforhold	-	-	-
Grundvand	-	-	-
Arkæologi	-	-	-
Affaldsdepoter	-	-	-
Udførelsesmæssige forhold	-	-	-
Udsætningsprocenter	-	-	-
Osv.	-	-	-

Figur 3. Eksempel på typiske generelle parametre for Vejdirektoratets anlægsprojekter. 

Er der flere gruppemedlemmer der "byder på en værdi" (hvilket normalt er tilfældet), er det normalt, at der som minimum anvendes den mindste værdi i gruppen og som maksimum tilsvarende den største værdi. Som den mest sandsynlige værdi vælges gennemsnittet af de enkelte deltageres mest sandsynlige værdier, eller normalt værdier fra anlægsoverslaget, men der kan også her tages hensyn til særlig erfaring blandt deltagerne.

Afhængig af de valgte forudsætninger, kan talvurderingerne af forudsætningerne give tillæg, være symmetriske eller give fradrag.  

Usikkerhedsgruppens arbejde tager normalt en arbejdsdag. Hertil kommer redigering af den tilhørende tekstdel. 

Vejdirektoratets erfaringer for de første 2-3 år 

I Vejdirektoratets Anlægsområde har vi arbejdet med usikkerhedsvurdering i små 3 år og som følge heraf oparbejdet en række erfaringer i arbejdet hermed. Nedenfor er opsummeret nogle af de væsentligste erfaringer:

• Usikkerhedsvurderingen er ikke en metode til beregning af overslag, men en metode til beregning af den usikkerhed der knytter sig til et overslag.
• Usikkerhedsvurderingen skal gennemføres regelmæssigt efter en fastlagt proces.
• Respekter altid pessimistens og optimistens skøn.
• Usikkerhedsvurderingens middelværdi ligger stort set altid over anlægsoverslaget (der i
  princippet er summen af mest sandsynlige udgifter).
• Usikkerhedsvurderingen er med til at sikre langt bedre kommunikation og et middel til at opnå forståelse for at begrebet fast pris ikke eksisterer.
• Usikkerhedsvurderingen er et middel til at identificere de projektbetingelser, der ved passende indsats kan være afgørende for at et projekts økonomi ikke "løber af sporet".
• I alle nye anlægslove er anlægsudgiften resultatet af usikkerhedsvurderingens 50/50% beløb (dvs. 50% chance for, at projektet bliver dyrere henholdsvis billigere)
• Vi oplever, at stor sikkerhed for overholdelse af et projekts anlægsbevilling kan føre til reduktion af bevillingen og at meget lille sikkerhed modsat fører til forøgelse af bevillingen.
• Selv om 2 projekter af ydre er ens, er forudsætningerne for deres økonomi meget forskellige.